Déclaration de confidentialité
Les données que nous collectons ou générons, par exemple :
Les données que nous obtenons d’autres sources, par exemple :
Comment utiliserons-nous vos données ?
Les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données incluent :
Les raisons licites du traitement de ces données sont la défense de notre intérêt légitime et la satisfaction d’obligations légales auxquelles le Groupe HSBC est soumis.
Déclaration de confidentialité relative aux données d’inscription des candidats
Avant de commencer
La présente déclaration (Déclaration de confidentialité) s’applique aux données à caractère personnel fournies lors de votre inscription sur notre site Internet de recherche d’emploi à l’adresse suivante https://mycareer.hsbc.com/talentcommunity. Ces données seront conservées par le Groupe HSBC et ses membres agissant en qualité de responsables du traitement, tel que décrit ci-dessous. Elle explique quelles données nous collectons à votre égard, de quelle manière nous les utiliserons, avec qui nous sommes susceptibles de les partager et les situations dans lesquelles elles seront partagées et quelles mesures nous prendrons pour nous assurer de leur confidentialité et de leur sécurité. La présente Déclaration de confidentialité s’applique à l’ensemble des aspects de vos interactions avec HSBC en votre qualité de personne inscrite sur notre site Internet.
Certains des liens sur nos sites Internet peuvent vous rediriger vers des sites Internet de HSBC ou vers des sites Internet de tiers ayant leurs propres déclarations de confidentialité, lesquelles pourraient différer de la présente déclaration. Lors de l’utilisation de ces derniers, vous devez vous assurer que vous acceptez totalement chaque déclaration de confidentialité.
Lorsque nous utilisons les termes « vous » ou « votre/vos », cela signifie vous ou toute personne autorisée qui interagit avec nous pour votre compte (par exemple des cabinets de recrutement que vous avez autorisés à faire le lien entre vous et nous pour votre compte).
Lorsque nous utilisons les termes « nous », cela inclut les sociétés du Groupe HSBC (dont la liste figure en Annexe 1) agissant en qualité de responsable du traitement au regard de vos données à caractère en tant que candidat à un emploi. Sauf mention contraire ci-dessous, le responsable du traitement aux fins de la présente déclaration sera la société du Groupe HSBC qui exerce son activité dans le pays dans lequel vous vous trouvez ou dans lequel vous vous êtes inscrit sur le présent site.
Si vous souhaitez prendre contact avec nous, vous trouverez également nos coordonnées dans la rubrique intitulée « Informations supplémentaires concernant vos données » ci-dessous.
Quelles données collectons-nous ?
Nous ne collecterons vos données à caractère personnel que dans le respect des réglementations et des législations applicables en vigueur. Nous sommes susceptibles de les collecter auprès de plusieurs sources. Ces données peuvent avoir trait à des emplois auxquels vous pourriez postuler ou des emplois que vous avez occupés au sein du Groupe HSBC ou non. Nous pouvons également collecter des données vous concernant lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous consultez nos sites Internet ou utilisez nos applications mobiles, ou lorsque vous utilisez des services que nous mettons à votre disposition.
En majorité, elles proviennent de vous directement parce que vous nous les avez transmises volontairement. Elles peuvent également provenir de vos anciens employeurs, d’autres sociétés du Groupe HSBC ou d’autres sources auprès desquelles vous nous avez demandé d’obtenir des données ou dont vous nous avez fourni les coordonnées. Nous sommes également susceptibles d’avoir collecté une partie de ces données auprès de sources accessibles au public. Les données que nous collectons peuvent inclure :
Les données que vous nous fournissez, par exemple :
• des informations personnelles telles votre nom, vos anciens noms, votre genre, votre date et lieu de naissance, vos expériences professionnelles ;
• des coordonnées telles que votre adresse postale, votre adresse de messagerie électronique, vos numéros de téléphone fixe et mobile ;
• des informations relatives à votre identité telles qu’une pièce d’identité avec photo, votre numéro de passeport, votre carte d’identité nationale et votre nationalité ;
• des informations concernant vos qualifications telles qu’un diplôme universitaire, des certifications professionnelles ;
• le curriculum vitae que vous nous avez transmis, ce qui inclut tout autre document fournissant des informations détaillées concernant vos qualifications et vos expériences professionnelles ;
• des études de marché et des données et opinions exprimées lors de la participation à des enquêtes ;
• diverses autres informations que vous nous fournissez en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous, que ce soit par téléphone, en face-à-face, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication en ligne ou autrement.
• des informations que nous utilisons pour vous identifier et vous authentifier comme votre spécimen de signature ou toute autre information que nous pourrions recevoir de sources externes et qui nous est nécessaire à des fins de conformité ;
• des données et technologies similaires que nous utilisons afin de vous reconnaître, nous souvenir de vos préférences et personnaliser le contenu que nous vous proposons. Notre politique relative aux cookies contient des informations détaillées sur la manière dont nous utilisons les cookies et peut être consultée à l’adresse suivante : https://www.hsbc.fr/1/2//hsbc-france/gestion-des-cookies
• des enregistrements de toutes les correspondances et communications entre nous, y compris les messages électroniques, les chats en direct, les messages instantanés et les communications sur les réseaux sociaux.
• des informations que vous nous avez demandé de collecter pour vous ou que nous collectons dans le cadre de notre processus de sélection, par exemple des références professionnelles obtenues auprès d’anciens employeurs.
Nous utiliserons vos informations uniquement lorsque nous disposons de votre consentement ou que nous avons une autre raison licite de les utiliser. Ces raisons peuvent être les suivantes :
• nous devons réaliser nos intérêts légitimes (par exemple évaluer votre adéquation à l’emploi auquel vous postulez) ;
• nous devons traiter ces informations afin de satisfaire à une obligation légale (dans le cadre des contrôles réalisés au titre de la procédure appelée « Know Your Candidate », à savoir « Connaître votre candidat ») ;
• étudier votre candidature par rapport à des offres d’emploi, vous envoyer des offres d’emploi et des informations concernant nos postes disponibles par l’intermédiaire des canaux de communication que vous avez indiqués, vous faire part de décisions et organiser des entretiens avec vous ;
• prendre contact avec vous, grâce à vos coordonnées, concernant nos offres d’emploi et vous transmettre des informations concernant la société qui pourraient vous intéresser ;
• gérer notre relation avec vous, y compris (sauf si vous nous avez fait part d’une décision contraire) afin de vous présenter d’autres offres, de vous transmettre des informations concernant notre société et nos services dont nous pensons qu’elles pourraient vous intéresser ;
• prévenir ou détecter tout délit, ce qui inclut une fraude ou un délit financier, par exemple le financement du terrorisme et le trafic d’êtres humains ;
• faire passer votre statut de personne inscrite à candidat à un emploi.
• évaluer votre adéquation à un emploi en analysant vos expériences, vos qualifications et toute autre information que vous nous avez transmise.
• gérer les réclamations ;
Suivi ou enregistrement de ce que vous dites ou faites
Nous sommes susceptibles d’enregistrer des informations détaillées concernant vos interactions avec nous. Nous sommes susceptibles d’enregistrer et de conserver les conversations que vous avez avec nous, y compris les appels téléphoniques, les réunions en face-à-face, les lettres, les messages électroniques, les chats en direct, les conversations vidéo et tout autre type de communication. Nous sommes également susceptibles d’utiliser ces enregistrements pour vérifier les instructions que vous nous avez données, d’analyser et améliorer nos services, de gérer les risques ou de prévenir et détecter les fraudes et autres délits financiers. Nous pouvons également utiliser ces enregistrements pour prendre des décisions à votre égard.
Sélection
Sachez que nous collectons des données à caractère personnel à des fins de sélection dans le cadre du processus d’étude des candidatures et de recrutement et tout au long de la durée de votre contrat de travail directement auprès des candidats par l’intermédiaire des équipes de HSBC (soit dans nos Centres de services internationaux à l’étranger, soit au sein de nos équipes Risque de sécurité et/ou RH sur le territoire concerné). Des prestataires de services internationaux ou autres tierces parties soigneusement sélectionnés dans un pays peuvent également collecter, pour notre compte, des données à caractère personnel à des fins de sélection.
Comme la loi l’exige, nous avons mis en place une politique appropriée et pris des mesures lors du traitement de données de ce type.
Si vous postulez à un emploi au sein du Groupe, nous vous transmettrons des informations détaillées sur l’ensemble des contrôles auxquels nous procédons et les raisons pour lesquelles nous y procédons.
Amélioration des services
Nous analyserons vos données afin d’identifier de possibles améliorations de nos services et de notre procédure de recrutement. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime. Notre objectif est ainsi d’améliorer nos produits et services afin de répondre au mieux aux besoins de nos collaborateurs.
Analyse des données
Nous analyserons vos données afin d’identifier les offres pertinentes et de mieux gérer nos effectifs. Le fondement juridique de l’utilisation de vos données à cette fin est notre intérêt légitime.
Protection de nos droits légaux
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données pour protéger nos droits légaux, par exemple pour défendre ou protéger nos droits légaux et nos intérêts (notamment dans le cadre de litiges de droit du travail) ; d’actions en justice ; de gestion des réclamations ou des litiges. Cela peut intervenir dans le cadre d’actions en justice engagées contre vous ou contre des tiers. Nous procéderons de la sorte sur la base de notre intérêt légitime.
Avec qui sommes-nous susceptibles de partager vos données ?
Nous sommes susceptibles de partager vos données avec des tiers si la loi nous autorise, par exemple si :
• nous y sommes/ils y sont tenus, y compris pour contribuer à la détection et à la prévention de la fraude, de l’évasion fiscale et de délits financiers ;
• nous y sommes/ils y sont tenus dans le cadre d’une obligation réglementaire, d’une obligation déclarative, d’un litige ou dans l’exercice ou la défense d’un droit légal ou d’un intérêt ;
• nous avons/ils ont un motif commercial de le faire, par exemple pour gérer les risques, vérifier votre identité ou évaluer votre adéquation à un emploi ;
Nous sommes susceptibles de partager vos données à ces fins avec des tiers, y compris :
• d’autres sociétés du groupe HSBC et tout sous-traitant, agent ou prestataire de services qui travaille pour nous ou nous fournit des services ou fournit des services à d’autres sociétés du Groupe HSBC (ce qui inclut leurs salariés, sous-traitants, prestataires de services, dirigeants et cadres) ;
• des autorités répressives, des tribunaux, des organismes de régulation et toute partie qui a été désignée ou à qui il a été demandé par nos organismes de régulation de procéder à une enquête ou de réaliser des audits de nos activités ;
Partage de données agrégées ou anonymisées
Nous sommes susceptibles de partager des données agrégées ou anonymisées au sein du Groupe HSBC et à l’extérieur avec des partenaires tels que des groupes de recherche, des universités ou des annonceurs. Vous ne pourrez pas être identifié à partir de ces données. Nous sommes par exemple susceptibles de partager des données concernant les tendances en matière d’emploi pour contribuer à ces recherches.
Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Nous conservons vos données conformément à notre politique de conservation des données. Par exemple, si nous vous employons, en règle générale, nous conserverons les principales données vous concernant pendant une période de 7 ans à compter de la rupture de votre contrat de travail ou conformément aux durées de conservation des données en vigueur au sein du Groupe ou imposés par la loi. Cela nous permet de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires ou de les utiliser lorsque cela est nécessaire à des fins légitimes telles que des litiges ou toute question susceptible de se poser. Vos données seront conservées par nos services pendant une période de 12 mois à compter de la date de leur fourniture après quoi elles seront automatiquement effacées de nos systèmes.
Transfert de vos données vers l’étranger
Vos données peuvent être transférées vers un lieu situé en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et y être stockées, y compris dans des pays susceptibles de ne pas offrir le même niveau de protection. Dans ce cas, nous veillerons à ce qu’il existe un niveau approprié de protection et à ce que le transfert soit licite.
Vous pouvez obtenir des informations plus détaillées concernant la protection dont bénéficient vos données lorsqu’elles sont transférées en dehors de l’EEE en nous contactant aux coordonnées figurant ci-dessous dans la partie « Informations supplémentaires concernant vos données ».
Vos droits
Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne les données que nous détenons à votre sujet. Ces droits incluent :
• le droit d’accéder aux données que nous détenons à votre sujet et d’obtenir des informations sur la manière dont nous les traitons ;
• dans certains cas, le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données, ce que vous pouvez faire à tout moment. Nous pouvons continuer à traiter vos données si nous avons un autre motif légitime de le faire ;
• dans certains cas, le droit de recevoir certaines informations que vous nous avez fournies sous un format électronique et/ou de demander qu’elles soient transmises à un tiers ;
• le droit de demander la rectification de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• le droit de demander l’effacement de vos données. Vous pouvez faire cette demande à tout moment en nous contactant et nous ferons en sorte de les effacer. Nous pouvons continuer à conserver vos données si nous sommes en droit de le faire ou si nous en avons l’obligation.
• le droit de vous opposer au traitement de vos données et, dans certains cas, le droit de demander la limitation de leur traitement. En la matière, il peut également exister certaines situations dans lesquelles vous vous opposez au traitement de vos informations, ou vous nous demandez de limiter leur traitement, mais dans lesquelles nous sommes en droit de continuer leur traitement et/ou de refuser d’accéder à cette demande.
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant aux coordonnées figurant ci-dessous dans la partie « Informations supplémentaires concernant vos données ». Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données sur le territoire sur lequel vous résidez ou travaillez.
Qu’attendons-nous de vous ?
Vous devez vous assurer que les données que vous transmettez sont pertinentes et à jour et nous vous encourageons fortement à nous contacter dans les plus brefs délais en cas de changement.
L’absence ou l’inexactitude de données pourrait avoir des répercussions sur votre candidature ou nous sommes susceptibles de ne pas pouvoir satisfaire à nos obligations légales.
Que faisons-nous pour assurer la sécurité de vos informations ?
Nous avons recours à différentes mesures pour garantir la conservation en toute sécurité de vos informations. Ces mesures peuvent notamment inclure le chiffrement et d’autres formes de sécurité. Nous obligeons nos équipes et les tiers qui effectuent des tâches pour notre compte à respecter des normes de conformité appropriées, ce qui inclut des obligations de protéger toute information et d’appliquer les mesures appropriées pour l’utilisation et le transfert des informations.
Informations supplémentaires concernant vos données
Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires à propos de l’un des sujets évoqués dans la présente Déclaration de confidentialité, merci de nous écrire à l’adresse suivante : dataprotection@hsbc.fr
Data Privacy Notice
Candidate Registration Privacy Notice
Before we begin
This notice (Privacy Notice) applies to personal information relating to your registration on our job applicant registration site at https://mycareer.hsbc.com/talentcommunity. This information will be held by HSBC Group and members of the HSBC Group as data controllers, as described below. It explains what information we collect about you, how we’ll use that information, who we’ll share it with, the circumstances when we’ll share it and what steps we’ll take to make sure it stays private and secure. This Privacy Notice covers all aspects of your interaction with HSBC in your capacity as a registrant.
Some of the links on our websites lead to other HSBC or non-HSBC websites with their own privacy notices, which may be different to this notice. You’ll need to make sure you’re happy with their privacy notices when using those other sites.
Wherever we’ve said ‘you’ or ‘your’, this means you or any authorised person who engages with us on your behalf (e.g. recruitment agencies you have authorised to liaise with us on your behalf).
When we say ‘we’, we mean HSBC Group companies (as set out in Appendix 1) which act as a data controller in respect of your personal data in your applicant capacity. Unless otherwise stated below, the data controller for the purposes of this notice will be the HSBC Group company that operates in the country where you are located or where you have registered to use this site.
If you’d like to get in touch with us, you can also find contact details set out in the ‘More details about your information’ section below.
What information we collect
We’ll only collect your information in line with relevant regulations and law. We may collect it from a range of sources and it may relate to any of the roles you may apply for, or have held in the past both within and outside of the HSBC Group. We may also collect information about you when you interact with us, e.g. call us, visit our websites or mobile channels, or use services we make available to you.
Most of it will come directly from you because you have volunteered to provide that information to us It can also come from your previous employers, other HSBC companies, or other sources you’ve asked us to obtain information from or you have provided us with the details of. We might also get some of it from publicly available sources. The information we collect may include:
Information that you provide to us, e.g.:
• Personal details i.e. name, previous names, gender, date and place of birth, employment history,
• Contact details, e.g. address, email address, landline and mobile numbers;
• information concerning your identity e.g. photo ID, passport information, , National ID card, and nationality;
• Information concerning any qualifications you hold e.g., university education, professional certifications;
• Curriculum vitae or resumes you have provided including any other documents which provide details of your qualifications and work experience;
• Market research, and information and opinions expressed when participating in surveys;
• Other information about you that you give us by filling in forms or by communicating with us, whether face-to-face, by phone, email, online, or otherwise
Information we collect or generate about you, e.g.:
• Information we use to identify and authenticate you, e.g. your signature, or additional information that we receive from external sources that we need for compliance purposes;
• Cookies and similar technologies we use to recognise you, remember your preferences and tailor the content we provide to you – our cookie policy contains more details about how we use cookies and can be found at the bottom of this page
• Records of correspondence and other communications between us, including email, live chat, instant messages and social media communications.
Information we collect from other sources, e.g.:
• Information you’ve asked us to collect for you or we collect as part of our vetting process, e.g. work references from previous employers.
How we’ll use your information
We’ll only use your information where we have your consent or we have another lawful reason for using it. These reasons include where we:
• Need to pursue our legitimate interests (e.g., to assess your suitability for the role you are applying for);
• Need to process the information to comply with a legal obligation (in relation to Know Your Candidate checks);
The reasons we use your information include:
• To match you to job vacancies, to send you job advertisements and information on our vacancies using the methods of communication you have specified, to notify you of decisions and to schedule interviews with you.;
• To contact you using your contact details about job vacancies and company matters that may be of interest to you;
• To manage our relationship with you, including (unless you tell us otherwise) telling you about other roles, information regarding our company and services we think may be relevant for you;
• To prevent or detect crime including fraud and financial crime, e.g. financing for terrorism and human trafficking;
• For the purpose of converting a registrant to an applicant.
• Assessing your suitability for a role by reviewing your background, qualifications and any other information you have provided to us
• The pursuit of complaints;
The lawful reasons for processing these are the defence of our legitimate interest and the compliance with legal obligations relevant to HSBC
Tracking or recording what you say or do
We may record details of your interactions with us. We may record and keep track of conversations you have with us including phone calls, face-to-face meetings, letters, emails, live chats, video chats and any other kinds of communication. We may use these recordings to check your instructions to us, assess, analyse and improve our service, manage risk or to prevent and detect fraud and other crimes. We may also use these recordings to make decisions about you/
Vetting
Please note we collect personal data for vetting through the application and recruitment process and throughout your employment directly from candidates by teams within HSBC (either based in our offshore Global Service Centres or onshore Security Risk Teams and/or HR Teams). Global vendors or other carefully selected local third parties in country may also collect personal data for vetting purposes for us.
We have in place an appropriate policy and safeguards which we are required by law to maintain when processing such data.
If you apply for a job with us, we will provide you will full details of all vetting checks that we will carry out on you and the reasons why we carry out such checks.
Service improvement
We’ll analyse your information to identify possible service and improvements in our recruitment process. The lawful basis for processing your information for this purpose is our legitimate interest. We do this to improve our products and services to best meet the need of our workers.
Data analytics
We’ll analyse your information to identify relevant job opportunities and to better manage our workforce. The lawful basis for using your information in this way is our legitimate interest.
Protecting our legal rights
We may need to use your information to protect our legal rights, e.g. in the case of defending or the protection of legal rights and interests (e.g. labour law disputes); court action; managing complaints or disputes. This may be in connection with action taken against you or other persons. We’d do this on the basis that it’s in our legitimate interest.
Who we might share your information with
We may share your information with others where lawful to do so including where we or they:
• Have a public or legal duty to do so, e.g. to assist with detecting and preventing fraud, tax evasion and financial crime;
• Need to in connection with regulatory, reporting, litigation or asserting or defending legal rights and interests;
• Have a legitimate business reason for doing so, i.e. to manage risk, verify your identity or assess your suitability for roles;
We may share your information for these purposes with others including:
• Other HSBC group companies and any sub-contractors, agents or service providers who work for us or provide services to us or other HSBC Group companies (including their employees, sub-contractors, service providers, directors and officers);
• Law enforcement, courts, regulators, auditors and any party appointed or requested by our regulators to carry out investigations or audits of our activities;
Sharing aggregated or anonymised information
We may share aggregated or anonymised information within and outside of the HSBC Group with partners such as research groups, universities or advertisers. You won’t be able to be identified from this information, e.g. we may share information about general employment trends to assist in research.
How long we’ll keep your information
We keep your information in line with our data retention policy. For example if you are employed by us, we’ll normally keep your core data for a period of seven years from the end of our relationship with you or as per the group or applicable local data retention schedule. This enables us to comply with legal and regulatory requirements or use it where we need to for our legitimate purposes such as dealing with any disputes or concerns that may arise. Your information will be retained by us for a period of 12 months from the date you provide it to us after which time it will automatically be deleted from our systems.
Transferring your information overseas
Your information may be transferred to and stored in locations outside the European Economic Area (EEA), including countries that may not have the same level of protection for personal information. When we do this, we’ll ensure it has an appropriate level of protection and that the transfer is lawful.
You can obtain more details of the protection given to your information when it’s transferred outside the EEA by contacting us using the details in the ‘More details about your information’ section below.
Your rights
You have a number of rights in relation to the information that we hold about you. These rights include:
• The right to access information we hold about you and to obtain information about how we process it;
• In some circumstances, the right to withdraw your consent to our processing of your information, which you can do at any time. We may continue to process your information if we have another legitimate reason for doing so;
• In some circumstances, the right to receive certain information you have provided to us in an electronic format and / or request that we transmit it to a third party;
• The right to request that we rectify your information if it’s inaccurate or incomplete;
• The right to request that we erase your information. You can do this at any time by contacting us and we will arrange to erase your information. We may continue to retain your information if we’re entitled or required to retain it;
• The right to object to, and to request that we restrict, our processing of your information in some circumstances. Again, there may be situations where you object to, or ask us to restrict, our processing of your information but we’re entitled to continue processing your information and / or to refuse that request.
You can exercise your rights by contacting us using the details set out in the ‘More details about your information’ section below. You also have a right to complain to the data protection regulator in the country where you live or work.
What we need from you
You’re responsible for making sure the information you give us is accurate and up to date, and we strongly encourage you to tell us if anything changes as soon as possible.
The absence or inaccuracy of any records may affect the outcome of your application or we may be prevented from complying with our legal obligations.
How we keep your information secure
We use a range of measures to keep your information safe and secure which may include encryption and other forms of security. We require our staff and any third parties who carry out any work on our behalf to comply with appropriate compliance standards including obligations to protect any information and applying appropriate measures for the use and transfer of information.
More details about your information
If you’d like further information on anything we’ve said in this Privacy Notice, please contact us via dataprotection@hsbc.fr